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Über Asecus

Die Asecus AG mit Sitz in Uster (ZH) ist ein innovatives Cybersecurity-Unternehmen mit rund 18 Mitarbeitenden. Seit über 28 Jahren unterstützen wir unsere Kunden bei der Absicherung und dem Betrieb ihrer IT-Infrastrukturen. Unser Fokus liegt auf den Bereichen Netzwerk- und IT-Sicherheit, Managed Security Services sowie Cybersecurity-Beratung.

Ziel der Rolle

Als Leitung Backoffice verantwortest du den reibungslosen administrativen Betrieb von Asecus. Du führst das Backoffice-Team fachlich und arbeitest aktiv im Tagesgeschäft mit.

Du übernimmst Verantwortung für Auftragsabwicklung, Renewals und Verrechnung und sorgst dafür, dass administrative Themen zuverlässig erledigt werden. Dabei arbeitest du direkt mit dem CEO zusammen und bist die zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Sales, Technik und Herstellern.

1. Führung und aktive Mitarbeit im Backoffice

• Fachliche Führung und Unterstützung des Backoffice-Teams mit 2 Mitarbeiterinnen
• Aktive Mitarbeit im Tagesgeschäft, insbesondere in der Auftragsabwicklung und Verrechnung
• Priorisierung und Verteilung der Aufgaben im Team
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses und einer guten Zusammenarbeit im Backoffice
• Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Fragestellungen
• Mitarbeit bei der Vereinfachung und Verbesserung administrativer Abläufe
• Stellvertretung im Backoffice

2. Auftragsabwicklung, Sales Support und Systempflege

• Verantwortung für die termingerechte und korrekte Abwicklung aller Renewals und Neugeschäfte sowie eigene Bearbeitung anspruchsvoller Fälle
• Bearbeitung von Kunden-, Partner- und internen Anfragen
• Erstellung und Koordination von Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Management
• Einkauf und Koordination von kundenbezogenen und internen Bestellungen
• Monatliche Verrechnung von Dienstleistungen und Lizenzen
• Administrative Unterstützung von Kunden bei Rückfragen zu Offerten, Bestellungen und Verrechnungen
• Koordination von Materialversand innerhalb der Schweiz
• Administrative Unterstützung des Sales-Teams im Offertprozess
• Pflege von Proffix-SKUs und Textbausteinen
• Pflege und Nachführung der relevanten Daten in den eingesetzten Systemen

3. Administration und Finance Support

• Prüfung, Kontierung und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen an die Buchhaltung
• Überwachung und Nachverfolgung von Kreditorenzahlungen
• Verarbeitung und Kontrolle von Kreditkartenabrechnungen
• Kontrolle und Abstimmung von Mahnlisten
• Administrative Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
• Vorbereitung und Pflege abrechnungsrelevanter Daten und Unterlagen

4. Office Management

• Verantwortung für einen funktionierenden Office-Betrieb
• Sicherstellung von Telefonzentrale und Postabwicklung
• Verantwortung für Ordnung und Unterhalt von Büro- und Archivbereichen
• Koordination externer Dienstleister wie Reinigungskraft
• Präsenz im Büro zur Unterstützung des operativen Tagesgeschäft

Fachliche Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im Rechnungswesen (z. B. Sachbearbeiter/in Rechnungswesen) oder vergleichbare Qualifikation
• Gute Kenntnisse im Kreditorenmanagement, in der Rechnungsverarbeitung und in administrativen Finance-Prozessen
• Berufserfahrung im Umfeld von IT-Resellern, Distributoren oder IT-Dienstleistern von Vorteil
• Erfahrung in der fachlichen Führung oder Koordination eines kleinen Teams von Vorteil
• Strukturierte und genaue Arbeitsweise mit gutem Verständnis für administrative und betriebliche Abläufe
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse für die Kommunikation mit Herstellern und Partnern
• Französischkenntnisse von Vorteil

Persönliche Anforderungen

• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit der Bereitschaft, im Tagesgeschäft aktiv mitzuarbeiten
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und gleichzeitig operativ mit anzupacken
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative sowie Flexibilität in einem dynamischen KMU-Umfeld

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem etablierten und innovativen Unternehmen
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und hohe Eigenverantwortung
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Kollegiales Team mit hoher Fachkompetenz
• Moderne Arbeitsmittel und attraktive Anstellungsbedingungen